Jean-Paul Ladage - Case Study: Digibib, documentbeheer en ondersteuning van werkprocessen

Meer info: Nederlandse Plone gebruikersdag 2012.

Presentatie van Jean-Paul Ladage van Zest software. Zest Software richt zich specifiek op intranetten, maatwerk internetapplicaties en gebruikersintensieve websites (veel gebruikers die weinig doen of weinig gebruikers die veel doen). Hij vertelt over hoe Plone gebruikt wordt voor een intern gedeelte van de website van de Milieu- en Natuurraad van Vlaanderen (Minaraad).

De kerntaak van de Minaraad is advies uitbrengen aan de Vlaamse overheid. De Minaraad telt 24 stemgerechtigde raadsleden: vertegenwoordigers van diverse organisaties en overheidsinstanties. Ze heeft een secretariaat van twaalf medewerkers, in Brussel gevestigd. Zij ondersteunen de voorzitter en het dagelijks bestuur. Ze zorgen voor voorbereiding en opvolging van alle activiteiten van de Minaraad. Ze werken op vijf werkgebieden, op het gebied van duurzaamheid.

In 2006 zijn wij begonnen met een publieke website voor de Minaraad. In eerste instantie werden rapporten per post verstuurd, naar zo'n 2100 leden. Die leden kregen toegang via de website en konden aangeven de rapporten van hun interesse daar te lezen in plaats van het opgestuurd te krijgen.

In de loop der tijd gingen we van Plone 2.1 naar 2.5 en 3 en Plone 4 komt eraan. Login met e-mailadres werd mogelijk gemaakt (dit hebben we later aan Plone 4 zelf bijgedragen). Een eenvoudige social media integratie is erbij gekomen.

In 2011 zijn we gestart met de ontwikkeling van Digibib 2.0 (digitale bibliotheek), het via de website meer ontsluiten van de adviezen en projecten. Een probleem dat speelde, en dat we wilden oplossen, was dat er erg veel e-mailverkeer was met Word-documenten, volledig buiten de website om. Er waren veel verschillende versies van documenten in omloop.

Uit overleg werd duidelijk dat er op de website een dashboard moest komen, met een overzicht van voor een persoon relevante projecten, vergaderingen en een archief. Toegangsrechten worden geregeld middels groepen: een werkproject wordt toegekend aan een groep. De raad zelf kan alles zien.

Alle aan een project gerelateerde informatie staat overzichtelijk op één pagina. Per projectfase wordt het project bijgewerkt. Het project groeit dus mee.

De workflow is strak geregeld, met op gezette tijden e-mails naar de secretaris. Pas als een project loopt, hebben medewerkers van de werkcommissies toegang. Per status in de workflow tonen we een aantal nieuwe velden en verbergen velden die niet meer gewijzigd horen te worden, om het overzichtelijk te houden.

Is een project afgerond, dan wordt een deel automatisch naar de publieke website gekopieerd, met mogelijkheid tot nabewerking.

Vergaderingen waren eerst een Word-document dat rondgemaild werd. Nu is het een pagina in Plone met bijlagen en met registratie van wie is uitgenodigd en wie er aanwezig is en afwezig met of zonder excuus. Aan de agenda worden agendapunten toegevoegd. Je geeft aan wanneer de vergadering begint en hoe lang elk punt duurt. Je kan de punten verslepen en dan worden de tijden automatisch aangepast. Je kan een link leggen van een vergaderpunt naar een project.

Alle bijlagen van alle agendapunten worden automatisch bij elkaar verzameld in één pdf-bestand dat de raadsleden kunnen downloaden.

Zo bieden we dus aan een organisatie die niet zo met ICT gewend was, een online tool die voor hen het overzicht bewaart. Het vergde enige gewenning, maar er worden nu geen documenten meer heen en weer gemaild.

Ik vond het een leuke ervaring om bij zo'n organisatie te kijken naar het proces en te zoeken naar een oplossing die geschikt is voor hun kennisniveau en die goed binnen de organisatie landt. We hadden twee mensen binnen de organisatie die erg betrokken waren bij het nadenken over het systeem. Wij hebben hen ondersteund bij het invoeren van dit systeem binnen de organisatie. Er waren nog een paar vergaderingen nodig. Er kwamen voornamelijk nieuwe ideeën bij en als die breder gedragen werden, dan konden we dat nog implementeren. Er zijn altijd mensen die de hakken in het zand zetten, maar uiteindelijk gaat de organisatie om.